دفتر مدیریت پروژه به عنوان مدیر
در این حالت دفتر مدیریت پروژه به عنوان نمایده مدیریت ارشد عمل می‌کند. مجوز مدیریت پرتفولیو را به نمایندگی از مدیران ارشد داراست و علاوه بر مسئولیت‌های تعریف شده در دو نقش قبلی، مسئول تهیه برنامه جامع و برنامه منابع نیز می‌باشد.
۲-۲-۷-۲- گروه‌بندی کوین دسوزا و روبرتو اواریستو
کوین دسوزا و روبرتو اواریستو در سال ۲۰۰۶، دفاتر مدیریت پروژه را از دیدگاه الگوهای مبتنی بر دانش[۹۱] به دو دسته تقسیم نمودند:
۱) اداری[۹۲]؛
۲) دانش‌محور[۹۳]؛
(Desouza, K.C., Evaristo, J.R., 2006)
۲-۲-۷-۲-۱- الگوی دفتر مدیریت پروژه اداری
دفاتر مدیریت پروژه اداری، مدیران پروژه را با پشتیبانی اداری حمایت می‌نمایند. تمرکز این دفاتر، مدیریت اطلاعات پیرامون پروژه‌ها، فعالیت‌ها، منابع و موارد مشابه و گزارش چنین اطلاعاتی است. همان‌طور که از نام آن بر می‌آید، وظیفه‌ی آن پشتیبانی اداری است. مطابق جدول ۲-۲۲، این دفتر یک نوع با نام دفتر مدیریت پروژه اداری-پشتیبان دارد.
دفتر مدیریت پروژه اداری- پشتیبان
این الگو به عنوان یک دفتر مدیریت پروژه اداری- پشتیبان، یک وظیفه اولیه را از طریق بهبود وضعیت پروژه، شناسایی ریسک‌ها و پیامدهای بالقوه و نگهداری بایگانی پروژه انجام می‌دهد. در این سطح گزارشات پروژه ارسال می‌گردد، اما تلاشی جهت تأثیر بر آن ها صورت نمی‌گیرد. بخش‌های وظیفه‌ای عمیقا در پروژه‌ها درگیر می‌شوند، به اخذ تصمیم ادامه می‌دهند، کارکنان خود را متعهد به موفقیت در کار می‌نمایند و در نهایت پاسخ‌گوی موفقیت پروژه می‌باشند. پشتیبان ذاتا یک مدل غیر‌فعال است و سرویس‌های مبتنی بر درخواست‌ها را تامین می کند. در این طرح سازمان‌ها در انطباق با متدلوژی مدیریت پروژه کند عمل می‌نمایند و در به دست آوردن تمام منافع دفتر مدیریت پروژه شکست می‌خورند. به‌علاوه، این دفتر، هیچ نظارتی بر الگوهای مدیریت و انتخاب پروژه ندارد، لذا ارزیابی منافعی که حاصل می‌گردد مشکل است.
۲-۲-۷-۲-۲- الگوی دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور
دفاتر مدیریت پروژه دانش‌محور به عبارتی یک نقش فعال در مدیریت الگوهای برتر مدیریت پروژه، آموختن از پروژه‌ها (شکست و موفقیت) و بهبود بلوغ مدیریت پروژه در سازمان دارند. این دفاتر یک تلاش هدفمند به منظور توسعه و به‌کارگیری دانش جهت بهبود عملکرد می‌نمایند. دفاتر مدیریت پروژه دانش‌محور می‌توانند مدیران اطلاعات، مدیران دانش و مربیان باشند. بر این اساس سه الگوی دفاتر مدیریت پروژه دانش‌محور حاصل می‌گردد.
دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور - مدیریت اطلاعات
مدیر اطلاعات، اطلاعاتی را که جهت ارزیابی هدف استفاده می‌شود، ذخیره می کند. وظیفه‌ی آن پیگیری و گزارش پیشرفت پروژه‌ها و خدمات‌رسانی به عنوان منبع اطلاعات درباره‌ی پروژه‌ها و به‌روز رسانی وضعیت پکپارچه شده می‌باشد. این یک دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور با وظیفه اجرایی جزئی می‌باشد. با این حال یک گام رو به جلو محسوب می‌گردد. این دفتر توانایی اجرا ندارد، لذا بخش‌های وظیفه‌ای پاسخ‌گوی موفقیت پروژه می‌باشند.
دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور - مدیر دانش
مدیر دانش مخزن الگوهای برتر است، اما مسئولیت اجرایی ندارد. این الگو یک شالوده دانش است که مهارت‌های پروژه، ارشاد و آموزش را میسر می‌سازد و به عنوان اعتبار سازمان نسبت به همه دانش مرتبط با مدیریت پروژه شناخته می‌شود. الگوی «دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور» سازمان را جهت بازنگری سبد پروژه‌ها و تمرکز روی روش‌های اجرای پروژه آماده می‌سازد و مرکز ثقل پاسخ‌گویی برای روش‌های اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌های معین است. مدیران پروژه ممکن است به این دفتر مدیریت پروژه گزارش ارسال نمایند (به طور مستمر یا در مدت اجرای پروژه)، اما این الگوی دفتر مدیریت پروژه تقریبا علاوه بر اعمال نفوذ در پروژه‌ها می‌تواند آن ها را مدیریت نیز نماید. فرق اساسی بین الگوی مدیر اطلاعات و مدیر دانش در این است که یک دفتر مدیریت پروژه مدیر اطلاعات عمدتاً بر جمع آوری و مدیریت اطلاعات درباره پروژه‌ها تمرکز دارد. درحالی‌که یک دفتر مدیریت پروژه مدیر دانش مسئول جمع آوری و مدیریت الگوهای برتر و چشم‌اندازهاست.
دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور - مربی
مربی مرسوم‌ترین الگوی دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور است و جایگاه الگوی برتر و بیان دانش مدیریت پروژه در سازمان. همچنین یک مجری جهت ضمانت انجام الگوهای برتری است که جهت شکل‌گیری تلاش‌های آینده مدیریت پروژه استفاده می‌شوند. مربی بهبود متمرکز را کنترل می‌کند و یک مرکز عالی پاسخ‌گویی اجرای برتر پروژه‌ها در سازمان است. بنابراین یک عامل نیرومند تغییر‌دهنده است که هدف آن چیره شدن بر موانع و هموار ساختن راهی برای مدل جدید مدیریت پروژه است.
۲-۲-۷-۲-۳- تفاوت‌های الگوهای مبتنی بر دانش دفاتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه اداری دارای اختیار کم می‌باشد؛ در حالی‌که دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور قدرت بیشتری به منظور راهنمایی و تعیین الگوهای برتر مدیریت پروژه دارد. لذا چارچوب فناوری این دفاتر متفاوت خواهد بود؛
دفتر مدیریت پروژه اداری به لحاظ خدمات‌رسانی کمتر دارای ساختاری ساده می‌باشد؛ در حالی که دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور چارچوب پیچیده‌تری را دارا می‌باشد که به طور مؤثر و آشکار، مفهوم دانش پروژه را تسخیر نموده و یک شالوده کامل دانش را به منظور انتقال و استفاده مجدد فراگیر دانش به تمام تیم‌های پروژه فراهم می‌آورد؛
دفتر مدیریت پروژه اداری مسئول آموزش نمی‌باشد؛ در حالی‌که دفتر مدیریت پروژه دانش‌محور یک نقش محوری را در این مورد بازی می‌کند؛
دفاتر پروژه دانش‌محور برای سازمان‌هایی که الگوهای کامل[۹۴] مدیر پروژه را گسترش داده‌اند، مناسب می‌باشد. این امر سبب ایجاد فرصت برای خلاقیت مدیران پروژه در زمان استمرار دفتر مدیریت پروژه می‌شود؛
تعداد پرسنل و مهارت‌های دفتر مدیریت پروژه به نقش دفتر در سازمان بستگی دارد. برای مثال در مدلی که دفتر فقط نقش مرکز اطلاعات را دارد، ممکن است کارشناسان متدلوژی یا مسئول آرشیو پروژه کافی باشد ولی در مدل‌های پیچیده‌تر مدیران پروژه و کارکنان اداری نیز اضافه می‌شوند؛
دفاتر مدیریت پروژه اداری عموما اسناد و اخبار پروژه، دروس آموخته و الگوهای برتر را منتشر می‌نمایند، اما مفهوم دانش از پروژه‌ها در این نوع از دفتر جهت تسخیر مشکل است؛
دفاتر مدیریت پروژه دانش‌محور با ایجاد اجتماعات همکار برای مدیران پروژه جهت تسهیم دانش و آموخته‌هایی که ممکن است گردآوری و مستندسازی آن ها از طریق ساز و کارهای مرسوم مشکل باشد، به آن ها کمک می کند. همپوشانی مفاهیم مدیریت پروژه و مدیریت دانش منجر به ایجاد یک چارچوب مطالعاتی دانش‌محور می‌شود که امکان تسهیم دانش پروژه و دروس آموخته را فراهم می‌آورد و سبب انتشار عقاید می‌شود. بنابراین دفاتر مدیریت پروژه مبتنی بر دانش، درگیری گسترده‌تر سازمانی را ترفیع می‌دهند و سبب پشتیبانی و تسهیل مالکیت دانش مدیریت پروژه می‌شوند.
۲-۲-۷-۲-۴- وظایف دفاتر مدیریت پروژه دانش‌محور
مدیران اطلاعات مسئول ایجاد یک گستره وسیع جهت آموزش فرد درباره پروژه‌ها و الگوی مدیریت پروژه هستند؛
مدیران دانش مسئول اتصال فرد به تیم‌های آموزش پروژه و استقرار ارزیابی‌ها و استانداردها جهت ارزیابی نتایج پروژه هستند؛
مربیان یک گام از این فراتر نهاده، آن ها تضمین می‌نمایند که فرد و تیم آموزش به وسیله یک انگیزه عالی از طریق الگوها و استانداردهای بهبودیافته مدیریت پروژه، به آموزش سازمانی مرتبط می‌شوند.
۲-۲-۸- دستاوردها و چالش‌های پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان
امروزه دفتر مدیریت پروژه تبدیل به جایگاه شناخته‌شده‌ای در سازمان‌های پروژه‌محور گردیده است و برای آن مأموریت‌های جدیدی به خصوص در زمینه برنامه‌ریزی استراتژیک و پشتیبانی از اهداف سازمانی در نظر گرفته شده است. تحقیقات انجام شده بر روی ۹۶ سازمان نشان داده است که دستاوردهای حاصل از پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها به شرح ذیل بوده است:
پشتیبانی از پیاده‌سازی رویه‌ها، فرایندها و اصول مدیریت پروژه در سازمان؛
ایجاد ساختار و ارتقاء محیطی که در آن فرایندها، روش‌ها و ابزارهای لازم برای توسعه سیستم مدیریت پروژه به صورت بهینه اعمال شده باشند و به صورت مستمر در محیط کسب و کار سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک آن بهبود یافته باشد؛
استانداردسازی مهارت‌ها و الگوهای منظم مدیریت پروژه در سازمان، به صورت قابل اعتماد، مؤثر و پاسخگو.
(Dai and Wells, 2004)
به طور کلی شناسایی متغیرهایی که می‌توانند منجر به ایجاد چالش برای دفتر مدیریت پروژه گردند بسیار حیاتی است، در جدول ۲-۲۳ متغیرهای تأثیرگذار بر دفتر مدیریت پروژه به صورت دسته‌بندی شده نشان داده شده است (Kwak and Dai, 2000).
جدول ۲-۲۳- متغیرهای چالش‌زا برای دفتر مدیریت پروژه (Kwak and Dai, 2000)
| موضوع | متغیرها |
| بافت[۹۵] | - نیاز به وجود دفتر مدیریت پروژه |
