*محدودیت مربوط به حمایت از هر کاربر(استفاده‌کننده از دانش)و همچنین توجه داشتن به تأثیر متقابل نقش ویژه هر کاربر در سازمان با شایستگی‌ها، سبک شناختی، علایق و انگیزه‌های کاربر.
- مدیریت دانش از دیدگاه صاحبنظران
نویسندگان و صاحب­نظران مدیریت دانش، از دیدگاه های گوناگون، به تعریف مدیریت دانش پرداخته‌اند،که در این جا برخی از تعاریف مطرح شده را می آوریم:
رابیتز^[۵]: مدیریت دانش، شامل همه‌ روش هایی است که سازمان، دارایی های دانشی خود را اداره می کند که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکارگیری، به روز سازی و ایجاد دانش است.
لاری پروساک^[۶]:مدیریت دانش، تلاشی برای آشکار کردن دارایی پنهان در ذهن اعضاء و تبدیل این دارایی به دارایی سازمانی است تا همه کارکنان سازمان به آن دسترسی داشته باشند.

تام داونپورت^[۷]: مدیریت دانش، عملیات کشف، سازماندهی و خلاصه کردن دارایی اطلاعات است؛ به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود بخشد.
هوبرت سنت آنگو^[۸]:مدیریت دانش عبارت است از ایجاد ارزش از دارایی های پنهان شرکت. زمانی این هدف تأمین می شود که بتوانیم توانایی های سازمانی و فردی را به گونه ای پرورش دهیم که در ایجاد، تبادل و گردآوری دانش، توانا باشند. این امر مستلزم آن است که برای افراد بشر، ارزشی بالا قائل شویم.
دانشکده مدیریت تگزاس، مدیریت دانش را اینگونه تعریف می کند:مدیریت دانش، فرایند سیستماتیک و نظام‏مند کشف، انتخاب، سازماندهی، تلخیص و ارائه­ اطلاعات است؛ به گونه ای که شناخت افراد را در حوزه‌ مورد علاقه اش بهبود می بخشد. مدیریت دانش به سازمان کمک می کند تا از تجارب خود، شناخت و بینش بدست آورد و فعالیت خود را بر کسب، ذخیره سازی و استفاده از دانش متمرکز کند تا بتواند در حل مشکلات، آموزش پویا، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری از این دانش بهره گیرد. مدیریت دانش نه تنها از زوال دارایی های فکری و مغزی جلوگیری می کند، بلکه به طور مداوم بر این ثروت می افزاید.
ویکی پدیا^[۹]: مدیریت دانش فرآیندی است که به سازمانها کمک می کند تا اطلاعات و مهارتهای مهم را که به عنوان حافظه سازمانی محسوب می شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر مدیریت سازمانها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری­های پویا به صورت کارا و موثر قادر می سازد.
مدیریت دانش،رویکردی ساخت یافته است که رویه هایی رابرای شناسایی،ارزیابی وسازماندهی،ذخیره وبه کارگیری دانش به منظورتأمین نیازهاواهداف سازمان برقرارمیسازد ( داونپرت، پروساک، ۱۹۹۸).
مرکز مدیریت دانش در دانشگاه تگزاس آمریکا، مدیریت دانش را اینگونه تعریف می کند: فرایند نظام مند کشف، انتخاب، سازماندهی، تلخیص و ارائه اطلاعات است به گونه ای که شناخت افراد را در حوزه مورد علاقه اش بهبود می بخشد. مدیریت دانش به سازمان کمک می کند تا از تجارب خود، شناخت و بینش بدست آورد و فعالیت خود را بر کسب، ذخیره سازی و استفاده از دانش متمرکز کند تا بتواند در حل مشکلات، آموزش پویا، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری، از این دانش بهره گیرد و مدیریت دانش نه تنها از زوال دارایی های فکری و مغزی جلوگیری می کند، بلکه بطور مداوم بر این ثروت می افزاید ( رضاییان و همکاران، ۱۳۸۸).
بات^[۱۰] ( ۲۰۰۰) مدیریت دانش را فرآیندی جهت تسهیل فعالیت های مرتبط با دانش نظیر خلق، کسب، تغییر شکل و استفاده از آن می داند. همچنین بنا به تعریف رادینگ ( ۲۰۰۳)^[۱۱] مدیریت دانش عبارت است از شیوه شناسایی، در اختیار قرار گرفتن، سازماندهی و پردازش اطلاعات جهت خلق دانش که پس از آن توزیع می شود و در دسترس دیگران قرار می گیرد تا برای خلق دانش بشری استفاده شود.
مدیریت دانش به الگوهای تعامل میان فنآوری ها،فنون وافراد شکل می بخشد. برای مثال تکنولوژی اطلاعات درخصوص گردآوری،ذخیره واشاعه اطلاعات به خوبی عمل میکندولی درتعبیرآن ناتواناست.دستیابی به راه حل های فنی امکان پذیر است . اما برای مدیریت دانش،سازمان باید محیط مشارکت،همکاری و اشتراک دانش رابه وجود آورد.تغییررفتار بشریکی ازمسایل جاری مدیریت دانش است وبه همین دلیل در پروژه های مدیریت دانش برتغییرروندهای سنتی وتقویت ساختارهاوفن آوری هاتأکید میشود.بنابراین همگون ساختن تدریجی اصول مدیریت درسازمان یکی ازمهمترین اولویت هااست.درنهایت میتوان گفت که تعهداستراتژیک مدیریت دانش،آن است که اثربخشی سازمانی رابهبودبخشدودرعین حال موجب ارتقاءفرصتهای سازمان گردد .
لذادانش وفرآیندمدیریت آن درروندپیشبردومزیت رقابتی سازمانهاامری مهم و اجتناب ناپذیرمحسوب میشود،ازاین روپارادایم مدیریت دانش درسازمانهای پویاو خلاق امروزی دریک مسیرپر مخاطره وپیچیده گام برمی دارد،که برای اثربخشی و انعطاف پذیری خاص سازمان نیازبه درک مطلوب وشناخت مفهوم دانش،مدیریت دانش وفرآیندهای مربوط به آن میباشد ( جمالی فیروزآبادی وهمکاران)
مدیریت دانش یک مدل تجاری میان رشته ای است که با همه جوانب دانش شامل خلق، کدگذاری، تسهیم و استفاده از دانش برای ارتقاء یادگیری و نوآوری در بافت سازمان سرو کار دارد. مدیریت دانش هم با ابزارهای تکنولوژیکی سرو کار دارد و هم با روش های جاری سازمان که شامل: تولید دانش جدید، کسب دانش باارزش از منابع خارجی، استفاده از این دانش در تصمیم گیری، وارد کردن دانش در فرآیندها، محصولات و خدمات، کدگذاری اطلاعات در اسناد و مدارک، نرم افزارها و پایگاه داده ها، تسهیل رشد دانش، انتقال دانش به سایر بخشهای سازمان و در نهایت اندازه گیری های دانشی و اثرگذاری مدیریت دانش است. سازمانها برای خدمت بهتر به مشتریان بایستی سیکل زمانی تولید یا ارائه خدمات را کاهش دهند، با حداقل دارایی های ثابت عمل کنند، زمان توسعه محصول را کوتاه کنند، کارمندان را توانمند سازند، سازگاری و انعطاف پذیری را ارتقاء دهند، اطلاعات را تسخیر کرده و دانش را خلق و تسهیم کنند. هیچ یک از این اقدامات بدون تمرکز پیوسته بر خلق، بروز رسانی، در دسترس قرار دادن، کیفیت و استفاده از دانش بوسیله تمام کارکنان و تیم های کاری اتفاق نخواهد افتاد ( محمدی و همکاران، ۱۳۸۷).
۲-۲-داده، اطلاعات، دانش
تمایز «داده^[۱۲]»، «اطلاعات^[۱۳]» و «دانش» مشکل است. تنها از طریق مفاهیم بیرونی یا از دیدگاه کاربر می‌توان بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعه سامان یافته‌ای از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم، شناخته می‌شود. همانگونه که در شکل ۱ نشان داده شده ارتباط بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تکراری و برگشت‌پذیر است و تبدیل این سه به یکدیگر به میزان سازماندهی و تفسیر آنها بستگی دارد. «داده» و «اطلاعات» بر مبنای «سازمان» و «اطلاعات» و «دانش» بر مبنای «تفسیر» از یکدیگر متمایز می‎شوند.
شکل ۲-۱: ارتباط بین داده، اطلاعات، دانش
داده: داده یک واقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص بدون ارتباط به دیگر چیزهاست. داده‌ها حقایق و واقعیت‌های خام هستند.داده‌ها منعکس‌کننده تعاملات و مبادلات کامل و واحد و منسجمی‌ هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آنها یاد می‌شود.این اجزاء در پایگاه‌های داده، ذخیره و مدیریت‌ می‌شوند.داده‌ها حداقل متن را دارند و به تنهایی مفهوم موضوع بزرگتری را القا نمی‌کنند، تا زمانی‌ که مورد پردازش واقع شوند.داده‌ها، رشته واقعیت‌هایی عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند.از دیدگاه سازمانی، داده‌ها یک سلسله معاملات ثبت شده منظم تلقی شده‌اند. «۲۱»، «۰۰۱»و«ژاپن»، نمونه‌هایی از داده هستند.بدون ارائه توضیحات بیشتر، هیچ برداشتی از این سه داده صورت نمی‌پذیرد. هریک از این داده‌ها ممکن است بیانگر زمان، مقدار، وزن، مبلغ، اندازه، ماهی از سال و…باشند.
اطلاعات:اضافه کردن زمینه و تفسیر به داده‌ها و ارتباط آنها به یکدیگر، موجب شکل‌گیری اطلاعات‌ می‌شود.اطلاعات داده‌های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه‌ و تفسیر آن است.ارتباط داده‌ها ممکن است بیان‌کننده‌ اطلاعات باشد.ممکن است صرفا ارتباط داده‌ها به اطلاعات‌ منجر نگردد.مگر آن که موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده‌های خلاصه شده را دربر می‌گیرد که گروه‌بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل‌ شده‌اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند.می‌توان با بررسی‌ اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت.اطلاعات معمولا شکل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره‌های انباشته شده را به‌ خود می‌گیرند و اعداد وگزاره‌ها را به صورت خلاصه شده‌ ارائه می‌کنند.اطلاعات برخلاف داده‌ها، معنی‌دار هستند(قربانی،۱۳۸۸).
دانش: «دانش» مخلوط سیالی از تجربیات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش های کارشناسی نظام یافته است که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره‌گیری از تجربیات و اطلاعات جدید به دست می‌دهد. دانش، در ذهن دانشور به وجود آمده و به کار می‌رود. دانش در سازمان ها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه‌های کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می‌شود. این تعریف، از اول مشخص می‌کند که دانش ساده و روشن نیست، مخلوطی از چند عامل متفاوت است؛ سیالی است که در عین حال ساختارهای مشخصی دارد و نهایت اینکه، ابهامی و شهودی است و به همین علت، به راحتی نمی‌توان آن را در قالب کلمات گنجاند و به صورت تعریفی منطقی عرضه کرد. دانش در خود مردم وجود دارد و بخشی از پیچیدگی ندانسته‌های انسانی است. ما گرچه به طور سنتی، سرمایه‌ها را مشخص و ملموس می‌دانیم، امّا سرمایه‌ی دانش را نمی‌توان به راحتی تعریف کرد. درست مشابه ذره اتمی که می‌تواند موج یا ذره باشد، بسته به اینکه دانشمندان چگونه وجود آن را دنبال کنند. دانش به شکل های پویا و نیز انباشته و ایستا قابل تصور است (رحمان سرشت، ۱۳۷۹).
دانش اطلاعات آمیخته شده با تجربه، زمینه و تفسیرمی‌باشد (داونپورت،۱۹۹۸).
دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده‌ها ریشه می‌گیرند. تبدیل اطلاعات به دانش در عمل بر عهده خود بشر است. با نگرش فراتری به این موضوع، آشکار می‌شود که معمولاً «دانش پایه» عامل تمایز بین داده، اطلاعات و دانش است. این یکی از دلایلی است که در محیط و فضای متکی به دانش، برخی موسسات یا شرکتها می‌توانند همچنان برتری های اقتصادی و رقابتی خود را حفظ کنند. «کوهن» و «لونیتال» در مباحث خود، این حقیقت را تشریح می‌کنند که گسترش دانش منوط به شور و هیجان یادگیری و دانش پیشین است. به عبارت دیگر، دانش اندوخته شده عامل موثری در افزایش واکنش و فراگیری سهل‌تر مفاهیم است. بنابراین، دانش ترکیب سازمان یافته‌ای است از «داده ­ها» که از طریق قوانین، فرایندها وعملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر، «دانش» معنا ومفهومی است که از فکر پدید آمده است و بدون آن اطلاعات و داده‌ تلقی می‌شود. تنها از طریق این مفهوم است که «اطلاعات» حیات یافته و به دانش تبدیل می‌شوند (Cohen&Leviathan, 1990).
اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعات می‌گردد. خلاصه‌سازی هرچه بیشتر(انباشت)اطلاعات اولیه به دانش منجر می‌شود.دانش را در این حالت می‌توان‌ بینش‌های حاصل از اطلاعات و داده‌هایی تعریف کرد که می‌تواند به روش‌های مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد.دانش به حداقل رساندن جمع‌ آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش‌ دسترسی به اطلاعات.دانش کارآمد کمک می‌کند تا اطلاعات و داده‌های ناخواسته حذف شوند.دانش‌ یک ادراک و فهم است که از طریق تجربه، استدلال، درک مستقیم و یادگیری حاصل می‌شود.زمانی که‌ افراد دانش خود را به اشتراک می‌گذارند، دانش هریک افزایش می‌یابد و از ترکیب دانش یک فرد با افراد دیگر، دانش جدید حاصل می‌شود.رامپرسد دانش را تابعی از اطلاعات، فرهنگ و مهارت‌ها بیان می‌کند.
مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان‌ها یاری می‌کند اطلاعات مهم را بیابند، گزینش، سازماندهی‌ و منتشر کنند و تخصصی است که برای فعالیت‌هایی چون حل مشکلات، آموختن پویا، برنامه‌ریزی‌ راهبردی و تصمیم‌گیری ضروری است.تعریف اسوان از مدیریت دانش یکی از بهترین تعاریف قلمداد می‌شود:مدیریت دانش هرگونه فرایند یا عمل تولید، کسب، تسخیر، ترویج و جامعه‌پذیری و کاربرد آن‌ است، در هرجایی که دانش استقرار یابد، یادگیری و عملکرد سازمان را افزایش می‌دهد.کویتز مدیریت‌ دانش را چنین تعریف می کند:فرایندی که از آن طریق سازمان به ایجاد سرمایه حاصل از فکر و اندیشه‌ اعضاء و دارایی مبتنی بر دانش می‌پردازد(قربانی،۱۳۸۸).
دانش درسازمان ها،نه تنهادرمدارک وذخایر دانش،بلکه دررویه های کاری،فرایندهای سازمانی،اعمال وهنجارهامجسم می شود(جعفری مقدم،۱۳۸۲).این تعریف ازاول مشخص می کندکه دانش،ساد ه وروشن نیست،مخلوطی ازچندعامل متفاوت است،سیالی است که درعین حال ساخت های معینی داردودرنهایت اینکه ابهامی وشهودی است وبه همین علت به راحتی نمی توان آن رادرقالب کلمات گنجاندوبه صورت تعریفی منطقی عرضه کرد.دانش درخودمردم وجودداردوبخشی ازپیچیدگی ندانسته های انسانی است.
درنهایت دانش رامیتوان براساس چهاردیدگاه رایج درمورددانش مطابق زیربیان کرد:
دانش،تنهاازطریق تفکرعمیق ویامشاهده جهان به دست می آید.
اگردیگران رادردانش خودسهیم کنیم،ازدانش ماکاسته می­ شود.
دانش رامی توان مستقل ازنحوه خلق آن یاکاربردآن،به عنوان یک ماهیت یا محصول ارزیابی کرد.
علم بالاترین شکل دانش است وانواع دیگردانش ازطریق علم است که به وجودمی آیندیاخلق می شوند(جاشاپارا^[۱۴]،۲۰۰۴).
روابط میان داده،اطلاعات ودانش،سلسله مراتبی ومطلق نیست. افرادوموقعیت هاتعیین کننده داده،اطلاعات ویادانش بودن این عوامل هستند.. صاحب نظرانی نظیرداونپورت وپروساک،استیوهال سوکارل ویگ متفق القول اندکه سطح تکامل دانش ازاطلاعات وداده هابیشتربوده ودربرگیرنده هردوی آنهاست. همچنین سطح تکامل اطلاعات ازداده بیشتربوده ودربرگیرنده آن نیزمی باشد(ویگ^[۱۵]،۲۰۰۲). وجودداده برای شکل گیری اطلاعات ووجوداطلاعات برای ایجاددانش ضروری است.
افرادی که درزمینه های خاص،اطلاعاتی عمیق دراختیاردارند،ازسطح دانش بیشتری نسبت به کسانی که درآن زمینه اطلاعات چندانی ندارند،برخوردارند.سازمان ها،هم به داده وهم به اطلاعات وهم به دانش نیازمندند.صاحب نظری به نام سوک نانان^[۱۶]معتقداست که باوجودنیازسازمان به داده،اطلاعات ودانش،دانش ازجایگاهی والاتربرخورداراست؛زیرادانش نزدیک ترین لایه به تصمیم ­گیری است.
تعامل بین فناوری، فنون و انسان، مفهوم مدیریت دانش را عمق می‌بخشد زیرا الگوی تعامل بین فناوری، فنون و انسان برای هر سازمان منحصر به فرد است که به راحتی قابل داد و ستد یا تقلید توسط سازمان های دیگر نیست. نکته مهم این است که دانش فردی برای توسعه دانش پایه سازمانی ضروری است، هر چند دانش سازمانی حاصل جمع ساده‌ای از دانش‌‌های فردی نیست (بات، ۲۰۰۰).
میزان صحیح اطلاعات در زمان مناسب مدت‎ها است که یک عامل مهم برای انجام انواع کارها بوده است. هر چند که میزان اطلاعات موجود داخلی و خارجی بیش از حد زیاد شده است. بیهوده نیست که امروزه مدیران اجرایی درباره غرق شدن در دریایی از اطلاعات صحبت می‌کنند. دو برابر شدن اطلاعات موجود در هر ۸ تا ۹ ماه یکبار بر ابعاد این معضل می‌افراید. سعی بر کنترل گنجینه اطلاعات از نظر تعریف غیرممکن است. حداقل برای سازمانی که فعالیت‎های اجرایی دارد بسیار پرهزینه خواهد بود. بنابر این ابزار کنترل دیگری باید پیدا نمود.
۲-۳- کاربرد مدیریت دانش
ما مدیریت دانش را فرایند ایجاد، تأیید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش می‌دانیم. در سازمان هااین پنج عامل در حوزه مدیریت دانش زمینه آموزش، بازخورد، آموزش مجدد و یا حذف آموزش را فراهم می‌آورد که معمولاً برای ایجاد، نگهداری و احیا قابلیت‌های سازمان مورد نیاز است. بسیاری از متخصصان اطلاع‌رسانی با ذخیره و نظام‌مند کردن اطلاعات برای بازیابی و استفاده مجدد از آن اقدام می‌کنند، لیکن در یک سازمان دانش محور تنها تأکید بر این جنبه‌ها به تنهایی کافی نیست، بلکه اطلاعات باید بر طبق نیازهای واقعی کسب و کار، از نظر کیفی کنترل شود و به فرآیندهای کاری مرتبط بپیوندد. از طریق مناسبات مشترک میان اطلاعات و فرایندهای ذهنی و تجاری انسان است که سرانجام دانش و درک جدید ایجاد می‌شود. در حقیقت می‌توان گفت در فضای ایجاد شده در زمینه دانش و عقاید جدید است که اساس توسعه و تغییرات بیشتر، جهت سودآوری بیشتر کسب و کار بنا گذاشته می‌شود.
ایجاد دانش
اعتباربخشی به دانش
سازماندهی دانش
شکل ۲-۲:. فرآیندهای اشاعه دانش (جعفری مقدم،۱۳۸۵)
شرکت شیمیایی داو، راهبرد مدیریت دانش خود را برای به‌کارگیری سرمایه نامشهود برای بهبود ظرفیت و توانش در ایجاد ارزش افزوده به کسب و کار خود معرفی کرد. شرکت داو از مدل زنجیره ارزش دانش استفاده می‌کند که با ایده‌ها، مهارت‌ها و دیگر دارایی‌های سرمایه‌ای نامشهود غیرمحسوس، شروع می‌شود و از طریق نوآوری و اختراعات آنها را به دارایی‌های قابل اندازه‌گیری و
نامشهودمحسوسی تبدیل می‌کند. (لیود ۱۹۹۶).
شرکت سیمنز بین توانایی‌های هسته دانش خود، اهداف سازمانی و محصولات اصلی آن رابطه برقرار می‌کند. آنها با تمرکز بر توسعه دانش از طریق به‌کارگیری گروه‌افزار تحقیق و توسعه (R&D) دانش
را به اقدام عملی تبدیل می‌کنند (لیود ۱۹۹۶).