۲-۲-۳- بایدها و نبایدها، ویژگی‌ها و معیارهای موفقیت یک دفتر مدیریت پروژه اثربخش
برای اینکه دفتر مدیریت پروژه بتواند در ایفای نقش خود در سازمان موفق باشد باید دارای یک سری ویژگی‌ها و خصوصیاتی باشد که رعایت آن‌ ها می‌تواند متضمن موفقیت آن باشد. دفتر مدیریت پروژه در صورتی در سازمان موفق خواهد بود که بتواند:

مدیریت پروژه را در سازمان نهادینه کند؛
تعداد پروژه‌های موفق را در سازمان افزایش دهد؛
ارزش‌های مربوط به مدیریت پروژه حرفه‌ای را در سازمان توسعه دهد؛
بین کنترل و پشتیبانی از پروژه‌ها توازن ایجاد کند؛
به عنوان نهادی بی‌طرف و هدف‌گرا در تعاملات خود بین مدیران وظیفه‌ای و مدیران پروژه عمل کند.
واقعیت آن است که موفقیت دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان پروژه‌محور میسر نخواهد گردید مگر آن که از یک سو در راستای استراتژی‌های سازمان پروژه‌محور باشد و از سوی دیگر با پروژه‌های سازمان کاملاً مرتبط بوده و به عبارت دیگر فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را درسطح هر یک از پروژه‌های سازمان، سامان‌دهی کرده و تقویت نماید. یک دفتر مدیریت پروژه موفق نباید:
به عنوان عاملی جهت مجبور ساختن پروژه‌ها به رعایت سیاست‌های سازمان عمل کند؛ بلکه باید به عنوان یک عامل تسهیل‌کننده سبب شود تا فعالیت‌های مناسب پذیرفته شده مکررا در پروژه‌های سازمان مورد استفاده قرار بگیرند؛
تهدیدی برای هیچ یک از مدیران پروژه و یا مدیران وظیفه‌ای سازمان محسوب شود؛ بلکه باید در جهت تقویت و ایجاد هم‌افزایی در سازمان حرکت بکند.
(آتش‌فراز و همکاران، ۱۳۹۰)
سازمانی که در حال طراحی دفتر مدیریت پروژه می‌باشد، باید بسیاری از ویژگی‌ها را برای حصول اطمینان از اثربخشی دفتر مدیریت پروژه در سازمان در نظر بگیرد؛ که این ویژگی‌ها در جدول ۲-۳ تشریح گردیده‌اند.
جدول ۲-۳- ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه اثربخش (آتش‌فراز و همکاران، ۱۳۹۰)