بطور کلی محیط برون سازمانی در الگوی سیستمی مدیریت منابع انسانی در چهار زیر مجموعه:سیاسی،اقتصادی، اجتماعی – فرهنگی و محیط زیست عنوان گردیده است.
محیط سیاسی.محیط سیاسی به ویژگی های حکومتی، سیاستها و دستورالعمل دولت، مصوبات وزارتخانه ها و سایر سازمانهای ذیربط و نظایر آن اطلاق می شود که به نحوی در طرح ریزی و مدیریت منابع انسانی سازمانها تأثیر مستقیم و غیر مستقیم می گذارد.
یک عامل عمده محیط برون سازمانی که در مدیریت منابع انسانی موثر هستند و نقش عمده در این زمینه دارند امنیت سیاسی اجتماعی است که نه تنها به زندگی شخصی بلکه به زندگی خانوادگی و اجتماعی افراد اتصال مستمر دارد.این عامل آنچنان در شکل دهی روحیه کار،مسئولیت پدیری و تقویت وجدان کار موثر است که سایر عوامل محیطی،حتی شرایط اقتصادی کشور چنین تأثیر بلند مدت و پایداری ندارد. (طاهری پور،۱۳۹۰:صص۷۲-۴۳)
۲- محیط اقتصادی.اثر شرایط اقتصادی جامعه در مدیریت منابع انسانی از یاسر شرایط محیطی، قابل لمس تر است.زیرا زنگی روزمره کارکنان سازمانها و امرار معاش خانواده هایشان تحت تاثیر مستقیم این شرایط است.فعالیتهای نیروی انسانی،بطور کلی متأثر از اوضاع اقتصادی است.نرخ بهره،تورم، سیاسهای مالی و حتی بازار سهام، اثر مهمی بر فعالیتهای کارکنان دریک سازمان می گذارد.از این رو مدیران نیروی انسانی به پیش بینی وضعیت اقتصادی و عوامل اقتصادی موثر بر نیروی انسانی نیازمندند.مهمترین عوامل اقتصادی موثر بر برنامه ریزی نیروی انسانی را می توانید تولید ناخالص ملی،نرخ رشد،درآمد سرانه،عدم اشتغال،بهره وری و شرایط عرضه کنندگان و موسسات مالی دانست. (کلوگانی،۹۶:۱۳۸۷)
۳- محیط اجتماعی – فرهنگی
محیط اجتماعی –فرهنگی مشخص کننده ویژگی های باوری، ارزشی، هنجاری و بالاخره عادت های یک جامعه بطور اعم و هر قوم و قبیله در مناطق مختلف کشور بطور اخص می باشد و از آنجا که شخصیت و طرز تلقی های افراد از فرهنگ عمومی نشأت می گیرد، شناخت فرهنگ افراد داوطلب استخدام در سازمانها و گزینش افراد همسو با فرهنگ سازمان یک استراتژی موثر در مدیریت منابع انسانی به حساب می آید.
۴- محیط زیست و شرایط اقلیمی
ب- محیط درون سازمانی
عوامل متعددی از محیط درون سازمانی بر تصمیمات مدیریت منابع انسانی اثر گذار است.ولی شاید بتوان گقت که بیشترین اثر را عوامل پنجگانه زیر دارا هستند:
۱)ویژگی های کمی و کیفی منابع انسانی بویژه شرایط سنی،تحصیلی،مهارتی،تأهل و عائله مندی.
۲) نوع و ماهیت تکنولوژی و ابزارهای کاری، بویژه پتانسیل هائی که تکنولوژی موجود سازمان دارا می باشد.
۳)دوره عمر سازمان و اینکه سازمان مورد مطالعه در کدامیک از مقاطع این دوره قرار دارد.
۴)فرهنگ سازمان عبارتنداست از درک عمومی از شرایط فضای سازمانی توسط اعضای سازمان و به تعبیر دیگر یک سیستم غیر مرئی سازمانی که همه در مفهوم آن سهیم هستند.
غیر از تعریف بالا تعاریف متعدد دیگری از فرهنگ سازمان گردیده که چند نمونه آن ذکر می گردد.
فرهنگ سازمانی به عنوان نظامی از ارزشهای مشترک،اعتقادات،عادات در یک سازمان که با ساختار رسمی سازمان در جهت ارائه هنجارهای رفتاری تعامل دارند، شناخته می شود(کلوگانی،۹۶:۱۳۸۷)
فرهنگ سازمان عبارت است از باورها،هنجارها و عادت های غالب در سازمان که در ضمیر ناخودآگاه کاکنان سازمان شکل می گیرد و بر رفتار کارکنان سازمان سایه می افکند. ( میرسپاسی ،۴۸:۱۳۸۰)
فرهنگ سازمانی عبارت است از مجموعه ای از صفات ویژه کلیدی که سازمان ها به آنها ارج می نهند.
( رابینز،۳۲۸:۱۳۷۶)
ساختار سازمانی عبارت است از درجه پیچیدگی و میزان رسمیت و تمرکزی بودن اختیارات می باشد.بنابراین میزان پیچیدگی سازمان،درجه تمرکزی یا غیرتمرکزی بودن تصمیم گیریها و چگونگی ارتباط سازمانی و مخصوصاً چگونگی تقسیم کار و شکل گیری وظایف و مسئولیت ها و آگاهی از اینکه قابلیت انعطاف در ساختار زمانی به چه میزان وجود دارد، در چگونگی انتخاب استراتژی منابع انسانی حائز اهمیت است.

در تعریف دیگری از ساختار سازمانی آمده است، «گماریدن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازمانی،در پستهای اجتماعی،پستهایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می گذارد. ( هال،۸۳:۱۳۸۶)
۲-۱-۶چرخه مدیریت منابع نسانی
مدیریت منابع انسانی با اهداف اجتماعی،سازمانی،وظیفه ای و فردی دارای حوزه های متفاوت با وظایف مرتبط در رابطه با نظام سازمانی و مدیریت می باشد.آنچنان که در یک نظام بهینه سازمان، مدیریت منابع انسانی برای ایجاد بهبود و بالندگی در زمینه های مختلف چون کیفیت زندگی کاری، بهره وری سازمان،رضایتمندی نیروی انسانی،نگهداری و توسعه منابع انسانی و بهنگام سازی فرهنگ سازمان جهت آمادگی برای تغییر در سازمان و … ایفاء نفش می نماید.
( سعادت،۵:۱۳۸۶)
مدیریت منابع انسانی هنگامی در سازمان موثر است که سایر وظایف مرتبط با این حوزه از قبیل نظامهای تجزیه و تحلیل شغل و طراحی شغل، حقوق و دستمزد، انتخاب، استخدام، برنامه ریزی نیروی انسانی و … به صورت صحیح انجام شود و روابط متقابل این خرده نظام ها و تأثیر و تأثر آنها بر یکدیگر به گونه ای باشد که تضایف یا هم نیروزایی را برای سازمان به همراه داشته باشد.مسلماً به تبع این امر، مدیریت اثر بخش نیز در سازمان تحقق می پذیرد . عنوان چرخه به دلیل تامل خرده نظامها ی موجود می باشد که موفقیت و عدم موفقیت هر خرده نظام به صورت محسوسی به دیگر خرده نظامها وابسته می باشد.
همان گونه که قبلا توضیح داده شدمدیریت منابع انسانی به طور کلی شامل سه فرایند جذب ،بهسازی و نگهداری کارکنان میباشد .سوالی که در اینجا مطرح می شوداین است که که اولا فرایند چیست ؟ و ثا نیلا چرا واژه فرایند به کار برده می شود ؟
واژه «فرایند» به گونه ای گسترده در بسیاری از رشته های علمی به کار برده می شود برای نمونه ،نظریه پردازان مدیریت در باره فرایند تصمیم گیری ،فرایند برنامه ریزی ،فرایند مذاکرات گروهی و فرایند اداری بحث می کنند و نویسندگان علوم اجتماعی نیز به فرایند های اجتماعی ، روان شناختی و اقتصادی اشاره می کنند .
به طور ،کلی فرایند را می توان جریان قابل تشخیص از رویدادهای به هم پیوسته در راه رسیدن به یک هدف ،مقصود یا پایان به شمار آورد .در این تعریف، «جریان» بر حرکت در طول زمان به منظور رسیدن به نتیجه ای دلالت دارد .« به هم وابستگی» به تعامل درون فرایند و تعامل بین رویدادها اشاره می کند .بنابراین، هر چند در این قسمت فرایندهای جذب ،بهسازی و نگهداری تفکیک شده اند ، اما در عمل این تفکیک فقط برای شرع و بسط بهتر صورت گرفته و آنها با هم یک نظام را تشکیل می دهند .
۲-۱-۷فرایند جذب (کارمند یابی)
جذب یا کار مند یابی فرایند جست وجو و یافتن شماره بسنده ای از نامزد های شغلی با لقوه با شایستگی چشمگیر است تا سازمان بتواند از میان آنها شایسته ترین افراد را برای پاسخگویی به نیاز های شغلی خود بر گزیند .علاوه بر پاسخگویی به نیازهای شغلی ،فعا لیتهای کامند یابی باید به بر آوردن نیازهای نامزد های شغلی و کارجویان نیز بپردازد . در نتیحه ،کارمند یابی «جذب» نه تنها باید افرادی را به سوی سازمان بکشاند بلکه امکان حفظ و نگهداری آنان را پس از به کار گماری در سازمان افزایش دهد .(ال دولان، ۴۱:۱۳۸۶)
هدف و اهمیت فرایند جذب
هدف کلی فرایند جذب آن است که مجموعه ای از نامزدهای شغلی بالقوه و شایسته را فراهم آورد .به عبارتی روشنتر ، هدفهای فرایند جذب عبارتند از :
تعیین نیاز های کنونی و آینده سازمان با توجه به برنامه ریزی نیروی انسانی و فعالیت تحلیل شغل
افزایش تعداد کارجویان ،با کمترین هزینه
کمک به کاهش این احتمال که کار جویان «متقاضیان» مدت کوتاهی پس از گزینش ، وشناسایی و آماده کردن کارمندان با لقوه که می توانند نامزد هایی مناسب باشند .
بنا براین کارمند یابی به برنامه ریزی نیروی انسانی ، تحلیل شغل ،و آموزش کارکنان مربوط می شود .
البته بایستی اذغان داشت که در فرایند جذب ، برنامه ریزان نیروی انسانی بایستی دلبستگی ها و خصو صیات شخسیتی برای هر شغل در هر محیط سازمانی را نیز در نظر بگیرند .
۲-۱-۸فرایند بهسازی (آموزش) منابع انسانی
برای نیل به اهداف، هر سازمانی، چه کوچک و چه بزرگ ،باید کاری از نیرو های لایق و کار آمد در اختیار داشته باشند ،دبستان ،دبیرستان ودانشگاه نظامی برای ایجاد و انتقال معلوماتی است که افراد را برای ورود به اجتماع و خدمت موثر آماده می سازد. ولی افرادی که به استخدام سازمان در می آیند ،علاوه بر این معلومات ،به آموزش تخصصی و حرفه ای نیز نیاز دارند تا دانش فنی و مهارتهای لام را برای انجام شایسته وظایف محوله بدست آوردند. همچنین این آموزشها به کار کنان کمک می کند تا نقش فعالتر و موثر تری در نیل به اهداف سازمان ایفا کنند . ( سعادت، ۱۳۸۶: ۱۷۵-۱۷۴)
مزایای بهسازی
یکی از وظایف اصلی و حیاتی در هر سازمانی، بهسازی کارکنان است. زیرا،داشتن کارکنان ورزیده ، یکی مهمترین از عوامل موثر در میزان کارآیی و کار آمدی سازمان است .
موارد زیر بعضی از مزیای بهسازی کارکنان است:
هیچ کس در بدو ورود به سازمان با تمام جنبه ها و زیرو بمهای شغل خود آشنا نیست و باید مدت زمانی بگذرد تا هر کس کار را به خوبی یاد بگیرد . لذا،برنامه های بهسازی ،زمان یاد گیری را به حداقل می رساند و باعث باز ده کار کنان می کردد.
بهسازی،خاص افراد تازه وارد (جذب شده) نیست، بلکه برای کار کنان با سابقه و با تجربه نیز باید بنا به ضرورت ،دوره هایی ترتیب داده شود .
و نهایتاًً، بهسازی برای خود کارکنان نیز مفید است ؛ زیرا هر چه کارمند سطح دانش فنی و مهارتی شغلی خود را بالاتر ببرد ،به همان اندازه به ارزش وی در بازار کار و در نتیجه به توانایی او در کسب در آمد بیشتر ،افزوده خواهد شد.
۲-۱-۹نظام حفظ و نگهداشت منابع انسانی
مدیریت سازمان پس از جذب و بهسازی نیروی انسانی وظیفه دشوار تری دارد و آن حفظ و نگهداشت منابع انسانی است . به همین منظور صاحب نظران از سه فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی متشکل از : جذب،بهسازی،(آموزش) و حفظ نگهداشت منابع انسانی مهمترین آن را که فرایند حفظ و نگهداشت است ،ذکر نموده اند .در صورتی که سازمانی در صورت جذب و بهسازی نیروی کار موفق شود ، ولی در حفظ و نگهداشت آن کوتاهی نماید و بنا به دلایلی زمینه های افت نیروی انسانی موجودش را فراهم نمایددر نیل به اهداف خود دچار شکست خواهد شد .به عبارتی، حتی اگر کارمند یابی ، انتخاب آموزش و سایر اقدامات پرسنلی به نحو شایسته انجام شود ، ولی توجه کافی به فرایند نگهداشت نگردد ،نتایج حاصل از اعمال مدیریت چندان چشمگیر نخواهد بود .
اگر هزینۀ تغییر و جابجایی کارکنان را در نظر بگیریم طبیعی است که آنها را به دو گروه تقسیم کنیم: ۱) هزینۀ انتقال و ۲) هزینه بازدهی .
هزینه های ترک خدمت شامل موارد زیر است : هزینه های مربوط به کوتاهی و قصور فرد قبل از ترک محل کار، جذب نیروی جدید و آموزش آن ، هزینۀ اختلال ایجاد شده در نتیجۀ این تغییر و هزینه استخدام یک فرد به طور موقت.
هزینۀ مدیرانی که با چالشهای این تغییر روبرو هستند شامل هزینۀ مصاحبه ها، کسر بودجه ، ثبت نام و غیره است . برآورد شده است که هزینه ترک خدمت به تنهایی بیش از ۱۰۰% تا ۲۰۰% حقوق سالانه فرد است. (بامبرگر:۲۳۶:۲۰۱۱)^۱به همین دلیل است که مدیران سازمان ها تلاش زیادی داند تا بتوانند نیروی کار آمد و خوبی را جذب نموده اند .لذا می توان به طور کلی نظام مدیریت منابع انسانی را به کرسی سه پایه تشبیح کرد که هر پایه آن بیانگر یک فرایند می باشد. همان طور که در شکل شماره (۳) آورده شده است؛ این نظام شامل همان فرایند جذب ،بهسازی ،و نگهداشت نیروی انسانی است.
^[۴] مدیریت منابع انسانی